Trước khi thực hiện chuyển văn phòng có hàng tá việc bạn phải lưu ý, bạn có thể tham khảo 10 điều cần xem xét dưới đây để có sự quyết định đúng đắn và hợp lý.
Công việc chuyển văn phòng với một công ty không phải là việc đơn giản, để tháo dỡ, bốc xếp, vận chuyển, lắp đặt lại mọi thứ thường đi kèm với những vấn đề đau đầu. Ngay cả trong hoàn cảnh tốt nhất, việc di chuyển văn phòng cũng có thể tốn kém và khó khăn.
Tìm công ty cung cấp dịch vụ chuyển văn phòng trọn gói uy tín, chuyên nghiệp
Đảm bảo rằng dịch vụ bạn sử dụng phải uy tín và chuyên nghiệp, tránh những vấn đề có thể phát sinh.
Cách công ty chuyển văn phòng xử lý đồ đạc, thiết bị… bị hỏng và các vấn đề lớn khác trước khi bạn ký hợp đồng.
Việc thực hiện chuyển văn phòng cần có thời gian và kế hoạch, ngay cả với một công ty hàng đầu xử lý việc chuyển văn phòng. Để đảm bảo có đủ thời gian, hãy lên kế hoạch đặt dịch vụ trước ngày chuyển văn phòng.
Bạn có thể tham khảo dịch vụ chuyển văn phòng Đà Nẵng của chúng tôi, một đơn vị có nhiều kinh nghiệm trong lĩnh vực này.
Sắp xếp mọi thứ gọn gàng
Điều hành một doanh nghiệp là một công việc mất nhiều thời gian, và theo dõi công việc chuyển văn phòng cũng vậy.
Đảm bảo có một người nào đó trong công ty của quản lý công việc chuyển văn phòng, là người liên lạc không chỉ với đội ngũ chuyển văn phòng mà còn với các nhân viên khác và cả chủ nhà mới.
Người quản lý cần chú ý đến từng chi tiết và giải quyết các vấn đề, sắp xếp và quản lý gọn gàng mọi thứ.
Ngân sách cho việc chuyển văn phòng
Khi chuẩn bị kỹ lưỡng cho việc chuyển văn phòng của mình, doanh nghiệp càng ít tốn kém chi phí.
Tiến hành kiểm kê kỹ lưỡng những món đồ chuyển đi để công ty vận chuyển có thể đưa ra con số ước tính chính xác cho bạn.
Các mặt hàng bổ sung sẽ cần được chuyển sau, hãy thảo luận ngay với những người thực hiện công việc để tránh phát sinh về chi phí.
Chi phí sẽ rẻ hơn nếu đơn vị dịch vụ xử lý trọn gói tất cả các khía cạnh của việc chuyển văn phòng hơn là chia nhỏ các công việc khác nhau.
Khi lập ngân sách cho việc chuyển văn phòng, đừng quên bao gồm thuế VAT vào tổng chi phí của bạn.
Các tổn thất về doanh thu kinh doanh liên quan đến thời gian ngừng hoạt động do việc di chuyển gây ra cũng phải được tính vào.
Xem xét chuyển văn phòng vào cuối tuần
Có nhiều yếu tố liên quan đến việc chọn ngày giờ chuyển văn phòng, bao gồm:
- Đội ngũ công ty đã sẵn sàng di chuyển
- Lịch làm việc: Tránh những thời điểm bận rộn và hấp dẫn.
- Quy định của chủ tòa nhà: Chú ý quy định về thời điểm bạn có thể chuyển ra và vào của cả bên mới và cũ.
- Chỗ đậu xe: Tùy thuộc vào vị trí của văn phòng cũ và mới, bạn sẽ phải lập kế hoạch về việc hạn chế đậu xe theo thời gian.
- Việc di chuyển vào cuối tuần có xu hướng tốn kém hơn, nhưng nếu chi phí được bù đắp bằng cách tránh thời gian ngừng hoạt động kinh doanh, nó có thể đáng xem xét.
Giảm thiểu phát sinh thời gian khi chuyển văn phòng
Ngay cả khi bạn lên lịch di chuyển vào cuối tuần, chắc chắn sẽ có những trục trặc đến vào sáng thứ Hai. Bạn sẽ có một số thời gian ngừng hoạt động tại văn phòng, cho dù đó là vài giờ hay vài ngày tùy thuộc vào kế hoạch của bạn.
Nếu có thể, hãy cân nhắc để nhân viên có thể làm việc tại nhà vào ngày làm việc đầu tiên sau khi chuyển nhà. Bằng cách đó, bạn có thể đảm bảo rằng các đường dây điện thoại, máy trạm và internet đều hoạt động bình thường. Ngày hôm sau, bạn sẽ ít bị cập rập hơn và ít người bị tạm ngưng công việc hơn.
Chọn địa điểm văn phòng mới sẵn sàng để chuyển đến
Chọn một không gian văn phòng được trang bị đầy đủ và được thiết kế cơ bản, cho phép doanh nghiệp bỏ qua công việc này và thay vào đó tập trung vào nhu cầu của doanh nghiệp và nhân viên của bạn.
Có lộ trình, kế hoạch chuyển văn phòng rõ ràng, cụ thể
Việc tuân thủ những quy định này sẽ giúp doanh nghiệp tránh được những bất ngờ lớn trong quá trình di chuyển, tránh mất thời gian vào những phát sinh lặt vặt.
Kế hoạch, lộ trình công việc tốt nhất là tạo ra một lịch trình chi tiết về mọi thứ cần được xử lý và khi nào, vì vậy, không nên vội vàng.
Với việc lập kế hoạch cẩn thận, việc chuyển văn phòng có thể diễn ra suôn sẻ để công ty vẫn làm việc hiệu quả và hoạt động kinh doanh diễn ra liên tục.
