Mỗi lần chuyển văn phòng là một lần vất vả tốn nhiều thời gian. Có một số lưu ý dưới đây sẽ giúp bạn thực hiện dọn dẹp chuyển văn phòng thuận lợi hơn.
Có kế hoạch chuyển văn phòng trước
Kế hoạch cần nêu rõ ai là người phụ trách việc chuyển văn phòng, thời gian thực hiện, thuê dịch vụ chuyển văn phòng hay tự huy động nhân viên để dọn dẹp chuyển văn phòng, đóng gói, bốc xếp, xe tải chuyên chở, …
Tham khảo: Dịch vụ chuyển văn phòng tại Đà Nẵng uy tín.
Thời điểm chuyển văn phòng
Cần chọn thời điểm chuyển văn phòng hợp lý, tránh ảnh hưởng đến công việc chung.
Đồng thời cần quán triệt kế hoạch và thời điểm chuyển văn phòng với tất cả nhân viên trong công ty để mọi người sắp xếp công việc.
Ngoài ra, với dân kinh doanh làm ăn, bạn cần chọn ngày tốt phù hợp khi chuyển văn phòng.
Thống kê đồ đạc, bỏ hoặc thanh lý các món đồ cũ
Thống kê đồ đạc trong văn phòng giúp bạn dễ quản lý, theo dõi đồ đạc khi vận chuyển đến văn phòng mới, tránh thất lạc, mất cắp hay có kế hoạch đóng gói phù hợp với từng món đồ.
Đây là công việc cần nhiều thời gian đối với các công ty lớn có nhiều trang thiết bị đồ đạc.
Một số trang bị như: Máy tính, máy in, máy photocopy, bàn ghế, sổ sách, trang thiết bị điện tử, điều hòa, quạt,…
Khi chuyển văn phòng cũng là dịp bạn có thể lọc và vứt bỏ hoặc thanh lý các đồ đạc cũ, không có nhu cầu sử dụng.
Dọn dẹp không gian văn phòng
Bạn có thể phải vệ sinh, dọn dẹp sạch sẽ không gian văn phòng cũ để trả lại không gian sạch sẽ khi bàn giao lại với chủ cho thuê văn phòng, điều này có thể nằm trong thỏa thuận hợp đồng, đồng thời cũng là hành động đẹp của công ty trước khi sang văn phòng mới.
Tất nhiên bạn cũng phải chuẩn bị tại văn phòng mới không gian sạch, tươm tất, điều này giúp cho quá trình làm việc ban đầu trở nên suông sẻ, thoải mái bởi mọi người được làm việc trong không gian mới sạch sẽ.
Tham khảo: Dịch vụ vệ sinh công nghiệp tại Đà Nẵng.
Bố trí không gian làm việc tại văn phòng mới
Bố trí không gian làm việc phù hợp với số lượng nhân sự hiện có, việc chia ra các phòng, ban thường đã có kế hoạch từ trước.
Tuy nhiên bạn cần đảm bảo có đội ngũ kỹ thuật lắp đặt lại các thiết bị máy tính, máy in, máy photocopy,… thuận lợi nhất cho nhân viên làm việc.
Tại mỗi bàn làm việc, nhân viên tự trang trí, sắp xếp không gian làm việc của mình gọn gàng.
Thông báo cho các đối tác
Sau khi chuyển văn phòng xong bạn cần thông báo cho các đối tác, khách hàng để họ biết địa chỉ mới giúp thuận lợi cho công việc, tránh mất thời gian đến văn phòng cũ.
Đặc biệt là các đối tác hỗ trợ về dịch vụ văn phòng như đổ mực in, sửa chữa máy in, máy văn phòng, các đối tác cung cấp văn phòng phẩm, thiết bị văn phòng, đối tác vận chuyển,…
Trên đây là các lưu ý quan trọng được đúc kết từ kinh nghiệm của dịch vụ chuyển văn phòng Gia Hưng Phúc, hi vọng bạn có chuyến chuyển văn phòng thuận lợi và nhanh chóng. Nếu cần tư vấn và hỗ trợ về dịch vụ, vui lòng liên hệ đến hotline/Zalo: 0919 102 252. Xin chân thành cảm ơn sự quan tâm của Quý khách!
